♥ ЯК провести конференцію

Перш за все, варто почати із запрошення всіх учасників, які повинні бути спрямовані завчасно, щоб не було ніяких зривів і для того щоб кожен з них зміг підготуватися по темі конференції і внести свій внесок у конструктивний розвиток передбачуваних дискусій. Потрібно вирішити, чи буде оповіщення із запрошенням в усній формі по телефону, у вигляді розсилки sms-повідомлень або листів електронною поштою з проханнями підтвердити свою участь у заході.

Після цього варто скласти точний список усіх, хто підтвердив свою участь і виготовити бейджи. При цьому в обов'язковому порядку потрібно перевірити правильність написання прізвища, імені та по батькові всіх учасників, щоб не псувати настрій всім тим, хто візьме участь у конференції і для того щоб підкреслити своє шанобливе ставлення до кожного учасника.

Далі слід скласти план передбачуваного заходу, в обов'язковому порядку включити в нього з інтервалом в годину-півтори «кава-брейки», під час яких учасники зможуть в невимушеній атмосфері поспілкуватися один з одним і ближче познайомитися. Адже конференція- це майданчик для обміну поглядами і хороший привід для поліпшення вже наявних зв'язків, для освоєння нових висот бізнес - контактів.

Варто врахувати, що більш презентабельно буде виглядати конференція, в ході якої учасникам будуть представлені відео - фільми і презентації, так як наочність покращує засвоєння інформації та сприяє більш чіткому фокусуванню що бере участь групи на темі обговорення.

Провести конференцію за участю зарубіжних партнерів і гостей більш відповідально, так як потрібно продумати всі тонкощі і погодити їх з перекладачами, а також встановити відповідне обладнання, яке б спростило розуміння перекладної мови для не носієм мови.

Варто чітко позначити регламент конференції з виступів, коментарям і додаткових питань і прикріпити його в роздаткові матеріали, які будуть у кожного учасника, щоб потім не виникло ніяких ноток непорозуміння або зловживання наданим часом.

Варто заздалегідь перевірити всі медіа - файли та презентації і виділити одну людину, яка буде всім виступаючим допомагати презентувати наочні матеріали - це допоможе уникнути суєти під час самої презентації, а також заощадить нервові клітини всім учасникам.

Якщо ви вирішили вперше провести конференцію, вам варто детально все розписати і під кожним пунктом, необхідним для успішного виконання завдання назвати відповідальна особа, тоді буде легше розподілити командні роботи, і кожен буде знати, за що саме він відповідає.

На завершення конференції обов'язково потрібно не тільки усно подякувати всім учасникам, але і розіслати їм подяки за sms-повідомленнями або на адреси електронної пошти.